스타트업 PR 이야기 2008/05/09 00:35 Posted by 꼬날

행사 장소 정하기

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TNC에 와서는 크고 작은 행사를 정말 많이 치르고 있습니다.
10명 안팎으로 모이는 작은 간담회부터 수 백명의 사람이 참가하는 세미나, 컨퍼런스까지 .. 10년 간 홍보하면서 했던 행사보다 더 많은 행사를 1년 만에 한 듯 합니다.  @.@

오죽하면 우리는 '태터앤이벤트다'라는 농담까지 할 정도랍니다. ㅎㅎㅎ

이번에도 또 하나의 큰 행사를 진행하게 되었습니다. 6월 하순에 하게될 것 같은데, 역시나 급하게 갑니다.

오늘 젊은영님과 함께 행사 장소로 유력하게 찍어 놓은 센트럴시티에 다녀왔습니다. 작년에 비즈니스 블로그 서밋을 준비하면서 처음 인연을 맺었는데, 그 이후에 이 곳에서 Hello Blogger 행사도 열리고 하면서 블로그 관련 행사와 연관이 깊은 장소가 되어 가는 곳입니다.

그래서인지 이번에 센트럴시티 연회부의 팀장님을 만나러 가니, 작년과는 사뭇 다른 태도로 맞아 주시더군요. 훨씬 더 친절하고 적극적인 안내 ..   쪼아!  *^^*


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오늘 둘러본 센트럴시티 연회장 중 5층의 체리홀 내부


행사 장소를 섭외할 때는 우선 행사의 규모를 고려해야 합니다. 어느 정도의 인원이 참가할 행사인지, 어떤 이벤트가 몇 개의 스팟에서 열리게 될 지 등에 따라 행사 장소 후보를 결정하게 됩니다.

행사 규모와 일정을 대략 결정한 후에는 재빨리 장소 후보로 결정된 곳들에 연락해서 일정에 맞추어 장소를 대여할 수 있을지 확인하고 가능하면 가부킹이라도 해 놓는 것이 좋을 수 있습니다. 워낙 행사가 많은 탓에 좋은 장소들은 수개월 전부터 이미 예약되어 있는 경우가 많이 있기 때문입니다.

장소를 최종적으로 결정하기 전에는 반드시 현장을 답사하는 것이 좋습니다. 담당자와 만나 행사 형식에 따라 협조를 구할 수 있는 부분들을 사전에 논의할 필요가 있습니다. 행사장과 부대시설 등을 확인하고, 데코레이션에 대한 논의도 해야 합니다. 또한 실제로 방문해 보고 참가자들의 교통편의는 어떨지, 대중 교통으로부터 실제 행사장까지의 동선은 어떤지, 행사장 내 편의 시설은 어떤지 등을 직접 체험해 볼 필요도 있습니다. 행사장에 따라서는 장소 대여비를 식사비로 충당할 수도 있으므로, 이런 저런 여러가지 사항들을 면밀히 검토하고 논의해 보는 것이 좋습니다.

물론 행사를 대행사를 고용해 진행한다면 이와 같은 일들을 대행사에서 일괄 처리해 줄 수도 있겠지만, 저희는 모든 실무를 직접 처리하는 경우입니다.

그나저나 이번에는 어떤 행사를 준비하는 거냐고요?  준비하면서 차차 자세히 알려드리겠습니다. 이제까지와 같이 이번 행사도 대박 행사가 될 수 있기를 바라면서 ..   :-)
2008/05/09 00:35 2008/05/09 00:35

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